Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier
Kontext: Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen

Kontext: "Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen für das Projektmanagement".

Für die Projektarbeit und das Projektmanagement wurden 2002 erstmals Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen im Buch:

Heinrich Keßler, Claus Hönle:
"Karriere im Projektmanagement"
Springer-Verlag, Berlin 2002
ISBN-10: 3-540-41843-1
ISBN-13: 979-3540418436

veröffentlicht. Inzwischen sind die darin beschriebenen Konzepte vielfach zum Standard in der Personalarbeit für das Projektmanagement geworden. Für Stellenausschreibungen dienen die Gliederungen und Formulierungen häufig willkommene Vorlagen.

Für diesen Kontext wurden die Vorlagen aktualisiert (2016). Es werden für die Projektstellen beschrieben:

1. Stellenbezeichnungen,
2. Kritische Erfolgsfaktoren für die Qualifikationen,
3. Arbeitsgebiete,
4. Unterstellte Bereiche und Personen,
5. Zielsetzungen,
6. Kommunikationsbeziehungen,
7. Qualifikation: Ausbildung,
8. Qualifikation: Erfahrungen,
9. Qualifikation: Spezielles Wissen,
10. Aufgabenbeschreibungen mit Kompetenzen und Verantwortungsumfang und Zeitanteilen für die einzelnen Hauptaufgaben.

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Die Zahl der Stellen richtet sich in jeder Organisation nach dem Personalbedarf, der für die Erfüllung der anfallenden Aufgaben für die Organisation notwendig und (knapp) ausreichend ist. Aufgaben, welche eine Person nicht voll auslasten, werden zu "Stellen" zusammengefasst. Die "Stellen" werden in der formalen Organisation verortet. Die Stellen werden eindeutig verortet:

1. in der Hierarchiestufe,
2. in den Funktionen,
3. in den Geschäftsbereichen,
4. in den lokalen Gliederungen der Organisation,
5. im Tarifgefüge,
6. in der Organisation der Verantwortung.

Die Funktionen beschreiben eher die Beiträge, die durch die Personen für eine Organisation zu erbringen sind, gleichgültig, ob hierfür ein Arbeitsaufwand anfällt und die Größe des Arbeitsaufwandes eine eigene "Stelle" erfordert. Die Funktionen ergeben sich häufig aus dem Status der Stellen.

Der Aufwand für die Funktionen ist in der Regel nur für die generellen und stetigen sowie sich ständig wiederholenden und zu erfüllenden Funktionen kalkulierbar. Insbesondere Funktionen, die in Persona zu erfüllen sind, sind bezüglich des Aufwandes nur schwierig abschätzbar, wie z.B. der Aufwand für die Außenvertretung einer Organisation und für die Führung des Personals.

Das Projektmanagement ist zunächst eine Aufgabe, die nur und nur insoweit anfällt, als auch Projekte durchgeführt werden. Die Zahl der Projekte und der Umfang des erforderlichen Personals, das für das Projektmanagement vorzuhalten ist, wird häufig aus Vergangenheitswerten abgeleitet und für die Stellenplanungen und Funktionsplanungen zu Grunde gelegt. Projekte werden bei den formalen Stellenplanungen und Funktionsplanungen also den Aufgaben gleichgestellt, die der normale Geschäftsbetrieb erfordert, zu welchem z.B. die Beschaffung, die Produktion und der Vertrieb zählen.

Die Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen können als Vorlagen verwendet werden für die Stellen, die für den "Bodensatz" der Projektarbeit einzurichten, vorzuhalten und personell zu besetzen sind, um die routinemäßig anfallenden Projekte auch verantwortlich "managen" zu können. Im gleichen Atemzug werden dann für die "generellen Projektstellen" auch die formalen Strukturen geschaffen, zugewiesen oder bereitgestellt, die den "allgemeinen Geschäftsbetrieb des Projektmanagements" ermöglichen und sicherstellen.

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Die Stellen werden in der Regel von den Personen eingerichtet und verwaltet, welche für die formale Organisation zuständig sind, die als Organigramm dargestellt wird. Die Ausgestaltungen der Stellen erfolgen in der Regel in Zusammenarbeit mit den "Organisatoren" und den "Personalern". Die Einordnungen in das Tarifgefüge sowie in die Ordnungen für die Leistungen und Vergütungen werden mit den Personalvertretungen abgestimmt und mit den ansonsten gültigen Regelungen egalisiert oder zumindest daran angepasst.

Sind die Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen "verabschiedet", also genehmigt und gültig geworden, dienen sie als Pflichtenheft für die Personalbereiche für die von ihnen zu leistende Personalarbeit wie Personalbeschaffung und Personalverwaltung.

Die Daten für die angemessenen Leistungen und Vergütungen sowie Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse für die Personen, die in Projekten eingesetzt werden, fallen nicht im laufenden Geschäftsbetrieb, sondern ausschließlich in den Projekten während der Projektlaufzeit an. Die Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen stellen hierfür Filter dar.

Personen, welche auf den "Projektstellen sitzen", können in der Regel die durch die Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen gesetzten Rahmenbedingungen für nicht selbst ändern. Passen die Regelungen nicht, können sie nur durch die ausdrücklichen Aufträge zum Projektmanagement projektspezifisch erweitert oder eingeschränkt werden.

Aus den Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen lässt sich auch ableiten, wie umfangreich die Feldkompetenz der Organisation für Projektmanagement ist.